Ana López
«Necesito apostillar un poder para México. ¿Qué os tengo que enviar?»
✓
Ficha preparadaEl mensaje queda guardado con el cliente.
Documentos y datos que pedir
- Copia legible del poder
- Para qué lo va a utilizar
Menos tareas pendientes.
Más clientes atendidos.
Ahorra tiempo respondiendo consultas, pidiendo documentos y retomando conversaciones. Notardesk te ayuda a atender a quien acaba de llegar y a recuperar el contacto con quien dejó de responder. Tu equipo decide qué se envía automáticamente.
Sigue usando tu programa de gestión habitual.
Un día en tu notaríaEjemplo interactivo · datos ficticios
Consultas recibidas
Hoy¿Qué necesita tu cliente?
n
Respuesta preparadaPuedes cambiarla antes de enviarla.
Demo: no envía mensajes
Un ejemplo de lo que verá tu equipo. Los canales y los envíos se configuran durante la puesta en marcha.
Tu cliente puede escribir. O llamar.
◉ WhatsApp✉ Email↗ Tu web☷ Formularios☎ Llamadas con IA
El asistente de voz atiende y recoge la consulta. Tu equipo también puede anotar llamadas y visitas. Voz IA: integración prevista; WhatsApp requiere conectar un proveedor.Así te ayudaTodo ese trabajo que se repite.
Todo ese trabajo que se repite.
Una ayuda en cada paso.
Desde el primer «¿qué tengo que enviar?» hasta tener los documentos preparados para el oficial.
Todas las consultas, juntas.
WhatsApp, email, web o llamadas atendidas por IA. Encuentra cada conversación sin saltar de una herramienta a otra.
Ver cómo funciona ↗Cada persona, con su ficha.
Notardesk prepara la ficha del posible cliente y guarda lo que ha pedido. Si vuelve con otro trámite, puedes seguir su historia.
Ver cómo funciona ↗Sabe qué documentos pedir.
Cada trámite tiene su lista. Notardesk la usa para sugerir qué pedir y tu equipo la ajusta cuando hace falta.
Ver cómo funciona ↗Una respuesta ya escrita.
Lee el borrador, cambia lo que quieras y envíalo. El envío automático se configura para los casos que elijas.
Ver cómo funciona ↗El cliente sabe qué falta.
Recibe un enlace para completar sus datos y subir los documentos. Tu equipo ve lo recibido y lo pendiente.
Ver cómo funciona ↗Todo listo para el oficial.
Reúne mensajes, datos y documentos revisados. El oficial puede seguir con el trámite en su programa habitual.
Ver cómo funciona ↗Atención telefónica con IASuena el teléfono.
Suena el teléfono.
La consulta queda recogida.
Un asistente de voz pregunta qué necesita la persona y cómo contactar con ella. El equipo recibe la ficha, un resumen y el siguiente paso sugerido.
1. Atiende y pregunta
«Hola, soy el asistente virtual de la notaría. ¿En qué puedo ayudarte?» Entiende qué necesita la persona y adapta las preguntas a lo que ya ha contado, siguiendo los documentos y datos que pide tu notaría.
2. Deja todo anotado
«Marta consulta por una herencia. Tiene documentos y quiere saber cuáles enviar. Prefiere que la contacten por email.»
3. El equipo continúa
Revisa la consulta, ajusta los documentos que pedir y envía la respuesta preparada. Si hace falta hablar con Marta, queda pendiente devolverle la llamada.
Integración de voz prevista. Acordamos qué puede contestar el asistente y cuándo debe pedir ayuda al equipo. Las dudas jurídicas las resuelve la notaría.
Quiero ver la atención por teléfono →También después del primer contactoYa habíais hablado.
Ya habíais hablado.
Que la consulta no se quede ahí.
Un mensaje sin responder, una llamada por devolver o un documento que no llega. Ten claro qué falta y quién debe dar el siguiente paso.
Retoma la conversación
Vuelve a contactar con quien preguntó y dejó de responder, con el contexto de lo que ya habíais hablado.
Recuerda lo que falta
Configura recordatorios para pedir los datos y documentos pendientes. Evita llamar una y otra vez para repetir lo mismo.
Prepara el siguiente paso
Reúne la información recibida y deja el caso listo para la revisión del equipo. Menos copiar mensajes y buscar archivos.
Los envíos automáticos se activan tras validar los canales, plazos y reglas de tu notaría. La revisión y las decisiones notariales siguen en manos del equipo.
Cada cliente se explica a su maneraLa respuesta también
La respuesta también
se adapta.
Notardesk tiene en cuenta lo que ya ha contado, cómo se expresa y qué falta por saber. Tu notaría define los datos y documentos que necesita.
Hola! Necesito un poder para que mi hermana haga una gestión por mí. ¿Qué os mando?
Hola, Ana. ¿Qué gestión quieres que haga tu hermana y ante qué entidad? Con eso podremos indicarte qué datos y documentos necesitamos.
Ana explica para quién es. Falta saber qué gestión necesita.
Prueba los tres mensajes. Son ejemplos de cómo cambia la respuesta; tu equipo puede revisarla y editarla antes de enviarla.
Menos tareas repetidasLa misma consulta.
La misma consulta.
Menos trabajo para tu equipo.
Notardesk prepara la ficha, la lista de documentos y la respuesta. Tu equipo comprueba los datos, revisa y envía.
A mano
Ejemplo: 20 min- Leer el mensaje y buscar los datos.
- Crear la ficha del cliente.
- Buscar qué documentos pedir.
- Escribir la respuesta.
- Revisar y enviar.
- Guardar el mensaje y anotar lo que falta.
Con Notardesk
Ejemplo: 4 minYa tienes la ficha, los documentos que pedir y una respuesta escrita.
- Comprobar los datos del cliente.
- Revisar la respuesta y enviarla.
- Comprobar lo que queda pendiente.
16 minutos menospara preparar la primera respuesta.
3 tareas manuales menosTu equipo sigue revisando y decidiendo.
Estimación ilustrativa: 20 minutos a mano y 4 con Notardesk. No son resultados medidos. No incluye la espera del cliente ni la revisión jurídica del caso.
A tu maneraTu notaría hace mucho.
Tu notaría hace mucho.
Tu lista de trámites también.
Apostillas, herencias, sociedades, poderes, compraventas… Define los documentos de cada trámite y añade otros cuando los necesites.
Ver ejemplos de trámites ↗Trámites de la notaríaDocumentos a medida
Herencias y sucesiones↗Sociedades↗Poderes↗Compraventas↗Testamentos↗Donaciones↗Apostillas↗Copias y otras consultas↗+ Añade tu propio trámite
Para todo el equipoMenos buscar.
Menos buscar.
Más atender.
Cada persona sabe qué ha llegado, qué falta y qué tiene que hacer. Sin reconstruir el caso entre correos, llamadas y notas.
RecepciónToda la consulta a la vista
Abre la ficha y encuentra el mensaje, los datos de contacto y lo que necesita la persona. Sin preguntar a varios compañeros.
OficialEl caso, preparado
Recibe los documentos juntos, con lo que ya ha revisado el equipo y lo que sigue pendiente.
Atención al clienteRespuestas sin empezar de cero
Revisa una respuesta ya escrita, ajústala al caso y envíala. Conserva la conversación junto a la ficha.
DocumentaciónLo que falta, claro
Consulta qué documentos han llegado, cuáles hay que revisar y cuáles debes volver a pedir.
SeguimientoSin perder el hilo
Retoma una consulta con su historial delante. Sabe qué se pidió y qué ha contestado el cliente.
CoordinaciónCada caso, con responsable
Reparte las peticiones y comprueba quién lleva cada una. Evita que dos personas hagan el mismo trabajo.
Nuevos clientesDesde la primera pregunta
Distingue a quien solo está consultando de quien ya ha decidido continuar. Conserva sus datos y el motivo de su interés.
TrámitesLa lista de documentos a mano
Parte de lo que pide tu notaría para cada trámite. Adapta la lista cuando el caso necesita algo distinto.
ClienteUn enlace para enviarlo todo
Comparte un lugar donde completar los datos y subir documentos. La persona puede ver qué le queda por enviar.
Antes de empezarLas dudas,
Las dudas,
sin rodeos.
Te enseñamos un caso de principio a fin y vemos cómo encaja en tu notaría.
Pedir una demo ↗¿Tengo que dejar mi programa de gestión?
No. Notardesk se encarga de organizar la atención desde el primer contacto: guarda quién pregunta, qué necesita y qué queda por hacer. También te ayuda a retomar las consultas de quienes no han respondido, recordar los datos o documentos que faltan y ver qué casos siguen pendientes. Puedes configurar recordatorios y respuestas automáticas, con los plazos y las reglas que decida tu notaría. Así tu equipo no tiene que revisar cada conversación para saber a quién escribir. Cuando el caso está preparado, continúa la tramitación en vuestro programa habitual. Si necesitas conectar ambos programas, revisamos contigo qué es posible.
¿Solo sirve para unos pocos trámites?
No. Tu equipo puede definir los documentos y datos de cada trámite y añadir otros nuevos. Los que ves aquí son ejemplos.
¿La IA envía mensajes sin que yo los vea?
Puedes revisar y editar cada respuesta. Si quieres envíos automáticos, se definen los casos y se valida su puesta en marcha.
¿Cuánto tiempo ahorra?
Depende de las consultas y de cómo trabaje tu equipo. La comparación de esta página es un ejemplo orientativo. Mediremos el ahorro con los casos de tu notaría.
Pruébalo con un caso tuyoLa próxima consulta,
La próxima consulta,
con menos trabajo.
Descubre qué puede preparar Notardesk por tu equipo.
Quiero una demo ↗Consulta recibidaCliente identificado.
Documentos claros.
Respuesta preparada.El equipo revisa. El caso avanza.
Documentos claros.
Respuesta preparada.El equipo revisa. El caso avanza.